¿Qué Es Un Sistema CRM?

Sistema CRM

CRM, que significa “Gestión De Relaciones Con Los Clientes” o “Customer Relationship Management” en inglés, es un sistema de software que permite que los dueños de empresas administren de forma sencilla todas las comunicaciones con sus clientes al tiempo que nutren las relaciones con sus clientes y prospectos. Este sistema está diseñado para reemplazar la gran cantidad de bases de datos, hojas de cálculo y aplicaciones que muchas empresas utilizan para contabilizar los datos de sus clientes, lo que resulta en un mejor manejo de su tiempo de forma más organizada y eficiente.

En CraftJack queremos ver crecer a su empresa, por eso le invitamos a ponerse en contacto con nosotros para ver de cuantas maneras podemos ayudarle a lograr el éxito.


¿Qué es lo que hace exactamente un sistema CRM?

La gestión de contactos es la función central de cualquier sistema de información de clientes, lo que incluye al software de un sistema CRM. La función de este sistema es guardar y administrar todos los datos de cualquier tipo de contacto, desde los prospectos hasta los socios empresariales. Para el neófito, esta descripción puede parecer muy similar a la de una hoja de cálculo, sin embargo las diferencias son notorias. Una hoja de cálculo funciona bien para quienes tienen menos de 100 contactos que deben administrar y solo necesitan guardar información estática, como direcciones, correos electrónicos, sitios web, teléfonos, etc.

De hecho, una hoja de cálculo no representa competencia alguna para un sistema CRM en lo referente al manejo de información dinámica más compleja, tal como cuales páginas ha visitado un contacto en el sitio web de su empresa, la fecha de su última compra, etc. Un sistema CRM se actualiza de forma automática conforme sus prospectos y clientes actúan en torno a su empresa mientras que los datos de una hoja de cálculo deben ser actualizados manualmente y dejan de ser vigentes en el momento en que usted deja de hacerlo.

Los mejores sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) muestran en tiempo real que tan factible es que un prospecto lo contrate en un momento dado gracias a un sistema de puntos que usted puede determinar y que se agregan al registro de su prospecto cada vez que realiza una acción, tal como llenar un formato o dándole clic a un enlace. Cabe mencionar que este puntaje o calificación es casi imposible de lograr sin un sistema CRM.

¿Qué es lo que NO hace un sistema CRM?

Antes de contestar esta pregunta hay que recapitular que CRM significa “Gestión de Relaciones Con Los Clientes”, lo cual nos indica que su área de trabajo es única y exclusivamente la administración de las acciones de los clientes. Estos sistemas no están diseñados para ayudarle con operaciones como inventarios, envíos, finanzas y demás.

Además, las herramientas de un sistema CRM no puede administrar lo que no puede ver. Es decir que si usted o sus empleados trabajan con sus prospectos fuera del sistema, este será menos efectivo.

Hay unos sistemas CRM que solo son utilizados para la administración de datos, pero hay otros, llamados todo en uno, que ofrecen características muy importantes como la automatización de ventas y marketing, presupuestos y facturación que le pueden ayudar a administrar su empresa de formas más eficientes. Cada sistema es distinto y lo mejor que puede hacer es comparar las características de cada uno antes de decidir cuál es el más apto para cubrir las necesidades de su empresa.

Ejemplos de cómo funciona un sistema CRM

Es posible que aún no entienda bien la funcionalidad de un sistema CRM, por lo que le presentamos los siguientes ejemplos generales de cómo funciona para dejarlo aún más claro. Recuerde que un buen sistema CRM no solo recopila información útil, sino que le ayuda a aprovechar todos esos datos para:

  • Enviar los mensajes correctos en el momento adecuado a sus prospectos y clientes.
  • Enfocar sus esfuerzos de ventas en los prospectos más calientes.
  • Acortar el ciclo de ventas al mostrarle a los clientes con mayor probabilidad de contratar sus servicios en un momento dado.
  • Monitorear y analizar los datos para obtener mejores resultados.

Un sistema CRM recopila toda la información posible sobre los prospectos antes de ayudarle a guiarlos hacia la contratación de sus servicios. Veamos el siguiente ejemplo: supongamos que un contratista de jardinería busca incrementar su lista de contactos al ofrecer un curso virtual gratuito sobre el cuidado de plantas. Para publicitarse lleva a cabo una campaña de marketing en sus redes sociales, la cual se enlaza a una página de inscripción al curso con preguntas sobre la ubicación, tipo de propiedad, tamaño del jardín, presupuesto y rango de tiempo. Las respuestas de cada prospecto que llene el formato generarán comunicaciones de seguimiento automatizadas del contratista. Un prospecto que busca contratar a alguien que se haga cargo del mantenimiento de su jardín en las próximas semanas en el área de servicio del contratista será clasificado como un “prospecto caliente”, lo que lo hará entrar a una secuencia de comunicaciones más veloz. Por otro lado, un prospecto en el área de servicio del contratista que no planea contratar un servicio de jardinería por algunos meses sería clasificado como de “manejo a largo plazo” lo que hará que reciba una serie de correos electrónicos que ofrezcan recursos y consejos de jardinería que estén enfocados a mantener al contratista al frente de su mente hasta que esté listo para contratar. Este mismo sistema podría también ayudar a crear una tarea que le recuerde al contratista hacer contacto por teléfono con el cliente potencial un par de meses después. Aquellos prospectos que se encuentren fuera del área de servicio del contratista serán clasificados de esta manera y solo recibirán comunicados relacionados con el curso.

Es así como un sistema CRM puede hacer que sus esfuerzos por obtener un mayor número de contratos sean mucho más eficientes de lo que son en la actualidad, ayudándole a obtener más contratos en menos tiempo, y logrando el crecimiento de su empresa. 

¿Cómo comenzar a utilizar un sistema CRM?

La mejor forma de entender cómo puede usar un sistema CRM para organizar y hacer crecer su empresa es simplemente utilizarlo. Si no quiere invertir en uno de forma inmediata, existen algunos sistemas que ofrecen pruebas gratuitas por tiempo limitado. Esto le permitirá hacer una comparación que le permita tomar la decisión final del sistema que le convenga más.

En CraftJack sabemos lo importante que es la correcta administración de su relación con sus prospectos y clientes para usted y su negocio. Es por esto que le invitamos a ponerse en contacto con nosotros para ver de cuantas maneras podemos ayudarle a alcanzar el éxito que ha soñado.

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